Việc quản lý văn bản bằng Exel trong các đơn vị hành chính, công ty là rất quan trọng. Quản lý tốt sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả, tiết kiệm được thời gian, tránh nhầm lẫn, đảm bảo được trình tự thực hiện công việc cũng như giải quyết được những vấn đề phát sinh một cách tốt hơn. Sau đây là một số hướng dẫn giúp các bạn quản lý hiệu quả văn bản bằng Exel

1. NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN LÀM ĐỂ QUẢN LÝ VĂN BẢN




Bạn đang xem: Quản lý công văn đi đến bằng excel

Văn bản có thể chia làm 3 loại chính :

+ Công văn đến : Đôi tượng bên ngoài gửi văn bản đến cho chúng hựta


Bước 1 : Xây dựng quy trình, hồ sơ quản lý. Việc lập hồ sơ sẽ giúp chúng ta xác định được trình tự thực hiện, thứ tự thực hiên các công việc và thời gian thực hiện.
Bước 2 : Xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý

Trong công việc chúng ta làm việc với rất nhiều đối tượng :
+ Bên ngoài cơ quan, doanh nghiệp: đối tượng ban hành công văn đến , nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức, là đối tác kí kết hợp đồng
Khi có lỗi phát sinh liên quan đến loại văn bản nào chúng ta thực hiện ghi sổ cho loại văn bản đóTùy theo yêu cầu quản lý , đối tượng cần theo dõi mà chúng ta sẽ xác định được các chỉ tiêu, các tiêu đề cho các cột dữ liệu trong bảng
Mã văn thư hay số hợp đồng là do bộ phận quả lý văn thư, hành chính tự quy định. Tuy nhiên để thống nhất được nội dung này chúng ta cần xây dựng công thức tính tự động, thống nhất trong Toàn bộ sổ quản lý công văn,, hợp đồng.
+ Countif: Để đếm số lần xuất hiện loại văn bản đó trong sổ. Mỗi lần xuất hiện sẽ cộng thêm 1 đơn vị
Trên đây là nội dung chính những công việc cần thực hiện khi chúng ta muốn quản lý văn bản trong Exel

*

Máy scan là thiết bị được sử dụng khá phổ biến hiện nay, đặc biệt là đối với dân văn phòng. Tuy nhiên, để tìm kiếm được một chiếc máy scan tốt, chất lượng không phải ai cũng có kinh nghiệm. Bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn những kinh nghiệm “bỏ <…>




Xem thêm: Khắc Phục Sự Cố Video Và Trò Chơi Không Chơi Được Zingplay Trên Chrome

*

Ngày nay, số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu thiết yếu của nhiều đơn vị tại Việt Nam, do sự xuất hiện của doanh nghiệp ngày càng mọc lên như nấm. Tuy nhiên, đứng trước nhu cầu đang gia tăng không ngừng, nhiều người vẫn chưa có câu giải đáp:“Vậy, số hóa tài <…>